Perbedaan Virtual Office dan Kantor Konvensional

Banyak yang belum paham tentang perbedaan virtual office dan kantor konvensional. Bahkan ada yang menganggap kalau virtual office itu sama dengan kantor pada umumnya, hanya saja memiliki akses digital (virtual). Padahal virtual office ini sangat berbeda dengan kantor konvensional atau tradisional.

Di artikel sebelumnya, kami sudah membahas tentang perbedaan virtual office dan coworking space. Dalam pembahasan tersebut, perbedaan yang cukup mendasar terletak pada tempat orang bekerja. Nah, dalam pembahasan kali ini semoga Anda bisa lebih paham kalau virtual office itu sebenarnya solusi dari kantor konvensional pada umumnya. Seperti apa detailnya? Mari kita simak!

Kantor konvensional atau tradisional sudah lama menjadi tempat kerja yang umum digunakan oleh perusahaan. Dimana orang (karyawan atau pegawai) yang mau bekerja harus berada di kantor tersebut dengan jam kerja yang sudah ditentukan. Apabila seorang karyawan tidak berangkat ke kantor, maka dianggap tidak hadir atau absen.

Nah berkembangnya teknologi sekarang ini, membuat siklus kerja seperti itu dapat berubah. Dari yang mengharuskan karyawan harus berada di kantor fisik, menjadi bisa bekerja dari mana saja (tidak harus berada di kantor fisik). Ini konsep dari Virtual Office.

Keduanya (kantor konvensional dan virtual office) sebenarnya punya tujuan yang sama, yaitu tempat kerja. Namun, ada banyak perbedaan antara virtual office dan kantor konvensional. Apa saja perbedaan itu?

Apa itu Kantor Konvensional?

Kantor konvensional adalah tempat kerja yang terdiri dari ruangan-ruangan kantor yang ditempati oleh sejumlah karyawan. Kantor konvensional biasanya memiliki jam kerja yang tetap dan karyawan harus hadir di kantor pada jam kerja tersebut.

Tidak ada alasan untuk karyawan tidak hadir di kantor, kecuali memang sedang ada meeting dengan klien atau karena sakit atau urusan pribadi. Tetapi yang utama, di kantor konvensional mengharuskan karyawan untuk hadir di kantor.

Apa itu Virtual Office?

Virtual office adalah tempat kerja yang memungkinkan karyawan dapat bekerja dari lokasi mana saja. Karyawan bisa bekerja dari rumah, café, hotel, dan tempat lainnya. Yang terpenting adalah memiliki akses internet dan perangkat komputer.

Untuk absensi, karyawan di virtual office biasanya sudah memiliki sistem tersendiri dan tidak terpaku pada jam kerja normalnya orang bekerja di kantor konvensional. Tetapi tidak menutup kemungkinan kalau jam kerja juga mengikuti jam kerja yang ada pada kantor pada umumnya. Masalah ini jadi kebijakan masing-masing perusahaan.

Perbedaan antara Virtual Office dan Kantor Konvensional

Virtual office maupun kantor konvensional merupakan dua pilihan utama tempat kerja untuk bisnis. Tetapi keduanya memiliki perbedaan yang cukup mendasar, berikut ini beberapa poinnya.

1. Lingkungan Kerja

Di kantor konvensional, memiliki ruang kerja fisik yang dapat diakses oleh semua karyawan. Ada juga area umum seperti ruang tunggu dan ruang makan yang bisa digunakan semua orang di kantor. Karyawan pun bisa bertatap muka secara langsung setiap hari. Lingkungan kerjanya sangat terorganisir dan terstruktur dengan baik. Dan budaya kerjanya beberapa sangat formal. Sehingga kadang menghambat kreativitas karyawan.

Sedangkan di Virtual Office, tidak ada ruang kerja fisik. Semua pekerjaan dilakukan secara online dari lokasi masing-masing karyawan. Untuk melakukan komunikasi antar karyawan, biasanya akan dilakukan secara online meeting. Lingkungan kerjanya lebih santai dan fleksibel, sehingga memungkinkan karyawan bisa lebih kreatif dan inovatif dalam pekerjaan mereka.

2. Lokasi

Kantor konvensional memiliki lokasi fisik yang tetap dan jelas di mana karyawan datang untuk bekerja setiap hari. Sementara itu, Virtual Office tidak memiliki kantor fisik. Karyawan dapat bekerja dari rumah atau lokasi lain yang sesuai dengan kebutuhan mereka.

Tetapi Virtual Office juga tetap memiliki alamat bisnis yang legal dan valid, nomor telepon bisnis yang valid, atau bahkan bisa mendapatkan layanan ruangan meeting yang bisa digunakan apabila ingin mengadakan meeting secara langsung.

3. Biaya

Bicara soal biaya, kantor konvensional memerlukan biaya yang lebih tinggi. Misalnya membeli tanah untuk dibangun kantor, biaya pembangunan kantor, biaya pembelian aset atau utilitas kantor, biaya pemeliharaan dan lain-lain. Kalaupun mau sewa kantor juga tidak sedikit biayanya karena pasti butuh biaya pemeliharaan dan pembelian peralatan kantor lainnya.

Sedangkan Virtual Office, memiliki biaya yang sangat terjangkau. Biaya sewa Virtual Office di Zanio bahkan tidak lebih dari Rp 300rb per bulan. Dengan biaya semurah itu, sudah mendapatkan fasilitas seperti alamat domisili, Lounge Area, High Speed WiFi, Mail Handling, Professional Receptionist, Call Handling, Meeting Room, dll.

Dengan Virtual Office, Anda juga tidak perlu mengeluarkan biaya-biaya bulanan seperti listrik, internet, biaya perbaikan, dll. Jadi sangat terjangkau sekali.

4. Fleksibilitas

Masalah fleksibilitas juga menjadi pembeda di antaranya. Untuk Kantor Konvensional, masalah fleksibilitas memiliki keterbatasan. Dari sisi jam kerja, kantor konvensional memiliki jadwal yang terstruktur dan tetap. Karyawan diharuskan hadir di kantor pada jam kerja yang sudah ditentukan.

Sedangkan pada Virtual Office, memungkinkan karyawan dapat bekerja dari mana saja dan kapan saja dengan jadwal yang lebih fleksibel.

5. Aksesibilitas

Virtual office memungkinkan perusahaan untuk mengakses talenta yang ada di seluruh dunia. Tetapi masing-masing bisa menggunakan teknologi untuk berkomunikasi. Sedangkan kantor konvensional, perusahaan hanya dapat merekrut karyawan dari area lokal karena lokasi fisiknya yang tetap. Sehingga memudahkan dalam koordinasi dan kolaborasi.

6. Komunikasi

Dalam hal komunikasi, Kantor konvensional biasanya memiliki komunikasi yang lebih terstruktur dan formal. Ini wajar karena memang bertatap muka secara langsung. Sedangkan virtual office biasanya menggunakan teknologi untuk melakukan komunikasi, seperti email, video conference, dan chat. Yang kadang tidak terlihat ekspresi masing-masing karyawan.

7. Supervisi

Kantor konvensional memudahkan supervisor untuk memantau dan mengawasi kinerja masing-masing karyawan secara langsung. Namun, dalam virtual office, supervisor harus mengandalkan teknologi untuk memantau kinerja karyawan.

Tidak bisa dipungkiri kalau kemajuan teknologi membuat sistem kerja bisa semakin mudah dan murah. Keberadaan virtual office meskipun memiliki kekurangan diprediksi akan semakin menjadi pilihan utama bagi pelaku bisnis untuk memiliki kantor yang lebih fleksibel.

Apakah Anda tertarik untuk memiliki Virtual Office di Jakarta dengan fasilitas yang lengkap? Hubungi Zanio untuk kebutuhan Virtual Office bisnis Anda.

Artikel Lainnya:

Produk Kami: