Apa sih Virtual Office itu? Virtual Office adalah sebuah layanan yang memungkinkan seseorang atau sebuah perusahaan untuk memiliki alamat kantor yang terdaftar untuk legalitas ataupun surat menyurat dan menggunakan fasilitas kantor lainnya tanpa harus memiliki ruangan kantor fisik. Kantor Virtual biasanya terdiri dari sewa alamat kantor yang terdaftar, akses ke ruang rapat, dan layanan telepon yang dapat diakses dari mana saja.
Konsep Virtual office adalah konsep yang semakin populer di era teknologi modern ini. Dimana dengan kemajuan teknologi yang signifikan, lebih banyak perusahaan mengadopsi pentingnya fleksibilitas dan penghematan biaya terutama pada tahap awal memulai usaha.
Jumlah pengusaha pada tahun 2018 dalam negeri Indonesia hanya mencapai 3,1% menutur Kemenperin. Umlah ini masih jauh dibawah Singapura (7%) dan Malaysia (8%). Kemenperin juga menyatakan bahwa dibutuhkan 4 juta pengusaha baru lagi untuk memperkuat ekonomi Indonesia.
Tentunya Virtual Office dapat menjadi salah satu pendukung dalam pencapaian ini, dengan berbagai manfaat dimulai dari penghematan biaya saat memulai usaha hingga fleksibilitas dalam berbisnis.
Manfaat dari Kantor Virtual tidak hanya bisa dirasakan oleh perusahaan namun juga oleh karyawan. Berikut adalah 10 manfaat dari Virtual Office:
Ada nya Virtual Office tentu dapat membantu para wirausahawan dalam berbisnis di Era baru ini. Hal ini menjadi solusi bagi para pengusaha Indonesia dari sisi operasional. Anda harus mengeluarkan biaya yang sangat tinggi untuk menyewa kantor di gedung perkantoran, menurut Lembaga Konsultan Properti Savills Indonesia yang dilansir dari detik.com, harga sewa kantor CBD (Central Business District) Jakarta pada 2019 berada di kisaran Rp. 200.000 hingga Rp. 370.000 untuk setiap meter perseginya.
Dari data tersebut bisa diasumsikan bahwa untuk setiap 100 meter persegi, anda membutuhkan setidaknya Rp. 20.000.000 setiap bulannya. Maka dana yang harus anda siapkan untuk memiliki kantor di area gedung perkantoran CBD adalah Rp. 240.000.000 setiap tahunnya. Ini tentu belum termasuk biaya lainnya seperti Gaji Karyawan, Operasional, Alat Perkantoran, Asuransi, Renovasi, Perawatan, Pajak Bumi dan Bangunan, Service Charge, Sinking Fund dan Peralatan Kantor.
| Kantor Virtual | Kantor Tradisional | |
| Biaya Sewa (CBD) | IDR 4.5jt | 240jt – 444jt |
| Renovasi (Interior Design, Meeting Room, Mic, dst) | Included | 50-100jt |
| Service Charge | Included | 160jt |
| Staff Receptionist + Cleaning | Included | 65-100jt |
| Utilitas (Listrik, Air, Telepon, WiFi) | Included | 13.2jt |
| Total Biaya | IDR 4.5 jt | IDR 528 jt ~ 817 jt |
Dengan mengubah penggunaan dari kantor konvensional menjadi kanto virtual, pekerja dan pengusaha memiliki fleksibilitas untuk bekerja dari mana saja, selama terhubung dengan internet. Tentunya hal ini akan menaikkan fleksibilitas untuk perusahaan dalam beroperasional, tanpa terpaku pada satu lokasi. Pada awalnya mungkin hal ini akan terasa menakutkan, namun dengan ada nya fleksibilitas ini maka kita dapat mengubah ukuran tim kita sesuai kebutuhan.
Dibandingkan dahulu dimana jumlah tim kita terbatas sesuai dengan ukuran kantor, kita tidak perlu lagi terpaku pada satu ukuran kantor. Selain itu dengan mengimplementasikan sistem perusahaan yang lebih fleksibel, maka kita dapat mencari tim yang melewati batas geografis dan lebih berfokus pada kemampuan dibandingkan pada tempat tinggal.
Ukuran kolam bakat yang bisa kita bekerjakan pun bertambah dengan tidaknya berfokus pada satu lokasi, dan hal ini dapat menaikkan kinerja perusahaan.
Dengan Virtual Office, perusahaan dapat memiliki alamat kantor di area perkantoran yang strategis. Hal ini tentunya akan memberikan citra yang profesional bagi perusahaan dibandingkan menggunakkan alamat di area perumahan. Ini sangat bermanfaat bagi perusahaan yang baru memulai usahanya atau ingin meningkatkan citranya di mata klien, supplier ataupun rekanan bisnis lainnya.
Ruang pertemuan fisik adalah salah satu aspek terpenting saat berbisnis. Memang benar bahwa kita sudah bisa melakukan pertemuan secara daring/online, namun masih terdapat beberapa pertemuan yang tidak bisa digantikan sepenuhnya dengan daring. Maka memiliki akses ke ruang rapat di beberapa lokasi sangatlah penting. Sehingga saat kita memerlukan ruangan tersebut untuk pertemuan penting, kita tidak perlu lagi mencari dengan repot-repot.
Dengan layanan virtual office, perusahaan dapat mendapatkan alamat dan nomor telepon di lokasi yang diinginkan. Dimana alamat tersebut dapat digunakkan sebagai alamat cabang, sehingga biaya dalam membuka cabang perusahaan akan menurun secara signifikan dan waktu yang dibutuhkan untuk menyediakan fasilitas seperti staff resepsionis, ruang pertemuan dan alamat kantor menjadi semakin singkat. Perusahaan pun dapat beroperasional secara remote dan bertemu dengan berbagai klien di lokasi yang berbeda-beda, ditambah lagi jika Virtual Office menyediakan ruang pertemuan di lokasi tersebut. Selain itu karena biaya Virtual Office yang rendah, biaya bisa dialokasikan kepada transportasi bertemu dengan klien.
Kita sudah mengetahui bahwa setiap orang memiliki karakter mereka masing-masing. Hal ini juga sama dengan cara mereka bekerja. Terdapat orang yang bekerja lebih efektif sendirian dan juga terdapat orang yang bekerja lebih efektif di tengah keramaian. Sangatlah sulit untuk kita menyediakan suasana kantor yang terbaik untuk setiap karyawan perusahaan, terutama pada saat awal memulai usaha. Dengan menggunakkan virtual office dan menerapkan tempat bekerja yang lebih fleksibel, karyawan dapat memilih lokasi terbaik untuk mereka bekerja tanpa membebani perusahaan dengan banyaknya permintaan.
Stress saat bekerja adalah masalah yang umum, tidak semua tingkat stress adalah hal yang buruk menurut penelitian ilmiah. Namun Stress yang didatangi karena rasa bosan bekerja dari satu tempat terus menerus ataupun perasaan stress yang tidak pernah menurun dapat mengurangi kinerja maupun tingkat kesehatan tim.
Tren “Healing” ataupun “Work From Bali” pun mulai bermunculan belakangan. Dengan memberikan fleksibilitas bekerja dengan bantuan Virtual Office, kita bisa memilih tempat bekerja yang sesuai untuk menjalankan bisnis. Menambahkan variasi tempat bekerja, kita bisa menurunkan tingkat stres pada saat bekerja.
Selain itu menurut riset ilmiah National Library of Medicine, berada di tempat yang baru dapat membantu tubuh kita mengeluarkan sebuah kimia Dopamine yang membantu dalam meregulasikan perasaan. Dopamine sering diasosiasikan dengan perasaan senang yang dapat mengurangi tingkat stress.
Setiap tahunnya kita membuang satu bulan untuk duduk ditengah kemacetan, menurut artikel yang dilansir oleh The Jakarta Post. Sebagai seorang pengusaha tidaklah asing saat kita mendengar perkataan “Waktu adalah Uang”. Tentunya dengan menggunakkan Virtual Office dan menjalankan bisnis dimana pun kapan pun, kita bisa menghemat waktu hingga satu bulan tersebut. Dimana kita dapat mengalokasikan waktu tersebut untuk mengembangkan bisnis kita. Maka dengan Virtual Office kita bukan hanya menghemat modal namun juga menghemat waktu.
Jika kamu adalah tipe pengusaha yang sering bertemu dengan orang lain diluar kantor, sangatlah sulit untuk melacak adanya surat masuk ke kantor. Terkadang kamu harus menyediakan resepsionis profesional untuk membantu dalam penerimaan surat ini yang kuantitasnya tidaklah bisa diperkirakan. Namun Virtual Office menyediakan layanan penerimaan surat sebagai salah satu benefit nya. Maka kamu bisa mengakses surat kamu dimana pun kamu berada.
Dikarenakan pengguna Virtual Office yang meningkat di Indonesia, banyak perusahaan virtual office yang mulai menyediakan komunitas eksklusif untuk para member. Sehingga kamu bisa mengikuti acara bulanan maupun tahunan yang diadakan oleh perusahaan Virtual Office untuk mengakses komunitas yang telah terbangun melalui Virtual Office.
Konsep Virtual Office tentunya adalah inovasi konsep terbaru di sektor poperti komersil. Dua jenis tempat kerja ini memiliki kelebihan dan kekurangasn masing-masing.
Berikut adalah beberapa perbedaan antara Virtual Office dan Kantor Konvensional:
Setelah membahas semua kelebihan dari Virtual Office, mungkin anda mulai bertanya apa saja kelemahan dari layanan Virtual Office? Berikut adalah beberapa kelemahan dari Virtual Office dan cara mengatasinya:
Ketika mengimplementasi bekerja secara daring dan Virtual Office, terdapat beberapa tantangan yang dapat dihadapi diawal terutama jika kita belum terbiasa. Berbeda dengan kerja disik dimana kita dapat langsung pergi ke meja karyawan saat memiliki kendala atau sesuatu yang harus dibahas. Namun kekurangan atau tantangan ini bukanlah sesuatu yang harus ditakuti, namun harus diselesaikan. Karena jika kita bisa mengimplementasi sistem bekerja Fleksibel dan menyelesaikan masalah komunikasi antar tim, hal ini malah bisa menjadi kelebihan karena mengurangi ketidakefisienan dari percakapan yang tidak diperlukan saat bertemu secara fisik.
Maka solusi yang bisa diterapkan: Hal ini bisa kita selesaikan dengan meluangkan waktu dari jadwal sibuk kita untuk melakukan pertemuan harian ataupun mingguan dengan tim. Dalam meeting mingguan ataupun harian tersebut kita bisa berdiskusi mengenai hal penting ataupun mendapatkan feedback dan pendapat dari tim lainnya. Menentukan Aplikasi Komunikasi dari awal juga akan membantu, apakah tim kamu akan berkomunikasi melalui Email, WhatsApp, Facebook Messenger, Zoom, Discord, Google Meet, Slack, Face Time, Telegram, atau Microsoft Team.
Tentunya salah satu kekawatiran pengusaha saat ini memulai usaha secara daring adalah pekerjaan karyawan. Mereka mengetahui bahwa bekerja secara fleksibel dapat mengurangi stress namun mereka juga takut bahwa fleksibilitas ini akan membuat karyawan merasa santai dan tidak menyelesaikan pekerjaannya. Namun ternyata menurut riset yang dilakukan di Amerika tahun 2021 pada saat pandemi, jam kerja dan produktivitas karyawan meningkat hingga 13 persen pada saat bekerja dari rumah. Tentunya kita tidak bisa memastikan bahwa semua karyawan kita akan bekerja secara maksimal, pastinya akan ada beberapa karyawan yang memanfaatkan sistem fleksibel tersebut.
Maka solusi yang bisa kita terapkan: Melakukan Progress Checkup atau Pemeriksaan Kemajuan Karyawan pada tugas yang telah diberikan. Hal ini bisa dilakukan setiap hari ataupun pada saat pertemuan mingguan. Terdapat juga beberapa aplikasi yang dapat membantu dalam pembagian tugas ini, beberapa diantaranya adalah Asana, Monday.com, Trello, Google SpreadSheet, Zoho dan lebih banyak lagi.
Selain produktivitas tentunya sangatlah penting juga untuk memikirkan kesehatan mental Karyawan kita. Karena kesehatan mental yang baik dalam satu tim dapat meningkatkan produktivitas pada jangka panjang nya. Benar bahwa bekerja di rumah atau dimana pun dapat mengurangi stress, namun terkadang terdapat karyawan atau tim yang bisa merasa kesepian karena tidak bertemu dengan rekan kerja nya secara fisik.
Maka solusi yang bisa kita terapkan adalah: Membuat acara perusahaan dimana semua tim bergabung dan bertemu secara fisik. Hal ini dapat mempererat hubungan antar rekan kerja. Namun jika tim berada di negara atau provinsi berbeda, maka kita bisa membuat acara daring seperti Yog Virtual, Makan Bersama secara Daring, Games Bulanan Secara Daring bahkan Buka Puasa bersama secara daring.
Saat bekerja secara daring kita tidak bisa membagikan fokumen secara fisik, maka kita harus mencari solusi cepat untuk membagikan dokumen ataupun file bekerja untuk mendukung kerja sama tim yang efektif. Maka sangatlah penting untuk memiliki sistem File Penyimpnaan yang rapih dan baik untuk jangka panjang perusahaan.
Saat ini sudah terdapat banyak sekali solusi untuk masalah ini: Penyimpanan file seperti Drive, Drop Box, Evernote, Miro dan One Drive sudah tersedia untuk membantu kita mengatur aset digital perusahaan.
Tentunya penggunaan teknologi akan menjadi peranan penting pada saat menggunakkan Virtual Office dan bekerja secara daring, dan keamanan teknologi harus diperhatikan terutama pada data perusahaan. Terutama jika kamu berhubungan dengan data yang sensitif. Data ini termasuk Daftar Kien kamu, Email dan Nomor Klien, Daftar Transaksi Perusahaan, Legalitas Perusahaan, Aset Digital Perusahaan dan lebih banyak lagi. Jadi apa solusi yang bisa kita terapkan untuk mengurangi resiko kemanan dan Privasi Perusahaan?
Jadi siapa saja yang bisa menggunakkan dan memanfaatkan Virtual Office untuk mengurangi biaya operasional hingga 90%?
Tentunya tidak dibatasi atas siapa saja yang bisa menggunakkan Virtual Office, meskipun terdapat beberapa izin perusahaan yang mengharuskan kita untuk memiliki kantor fisik namun kantor VIrtual tetap bisa digunakkan terutama untuk kantor cabang.
#temanmu berbisnis.