Chat with us, powered by LiveChat

Tips Virtual Meeting yang Efektif, Efisien, dan Seru!

Mei 14, 2023

Penulis:

Tips Virtual Meeting

Virtual meeting semakin populer terlebih pasca pandemi. Kegiatan tatap muka online ini dapat menumbuhkan rasa kebersamaan dan motivasi baru bagi para pesertanya. Apalagi bagi para perusahaan yang menggunakan virtual office, kegiatan virtual office sudah jadi hal wajib yang harus dilakukan.

Apakah rapat online bisa berjalan dengan efektif seperti rapat offline? Hal tersebut sangat tergantung dari persiapan virtual meeting yang dilakukan suatu lembaga atau organisasi.

Beberapa persiapan yang dilakukan tentunya akan mendukung kesuksesan acara rapat virtual yang akan berlangsung. 

Mulai dari persiapan perangkat pendukung, aplikasi meeting online yang dipilih, materi presentasi, dokumen tambahan, dan lain sebagainya. 

Masalah yang ada dalam setiap rapat adalah suasana membosankan dan membuat para pesertanya mengantuk, sehingga tidak fokus terhadap masalah yang dibahas.  

Lalu apa yang harus dilakukan agar rapat online berjalan dengan lancar dan seru? Berikut ini tips melakukan virtual meeting:

Pengertian Virtual Meeting

Virtual meeting merupakan suatu pertemuan atau rapat yang dilakukan secara online. Rapat online ini biasanya dilakukan melalui platform video conference yang tersedia di setiap negara.

Karena berbasis online, tentu saja pertemuan ini tidak membuat anggota rapatnya bertemu secara fisik dalam satu ruangan. Bagi perusahaan yang menerapkan virtual office, virtual meeting sudah jadi santapan sehari-hari.

Baca juga : Tips Sewa Virtual Office di Jakarta

Mereka biasanya bertemu secara virtual dengan mengakses platform khusus melalui komputer, laptop, atau smartphone yang didukung kamera, speaker, dan mikrofon.

Seperti hal nya pertemuan di dunia nyata, virtual meeting juga memungkinkan pesertanya untuk saling berdiskusi berinteraksi, membagikan materi presentasi, hingga berkolaborasi.

Sejak pandemic covid-19, kegiatan virtual meeting semakin populer di semua sektor. Mulai dari lembaga pendidikan, korporat, hingga kelas-kelas online menggunakan teknologi ini.

Melalui virtual meeting, Anda dapat dengan mudah berkomunikasi dan berkolaborasi secara lebih efisien, tanpa menghabiskan waktu dan biaya untuk pergi ke lokasi rapat.

Baca juga : Perbedaan Virtual Office dan Kantor Konvensional

Aplikasi Virtual Meeting Terbaik

Sebelum memulai perjalanan rapat virtual Anda, berikut ini beberapa rekomendasi aplikasi virtual meeting populer dengan berbagai fitur uniknya:

Google Meet

Aplikasi virtual meeting yang pertama adalah Google Meet. Aplikasi ini juga salah satu yang paling banyak digunakan dan sudah terintegrasi dengan baik.

Bagi Anda yang memiliki akun gmail, maka secara otomatis akan terhubung dengan fitur Google Workspace seperti Google meet, Google Calendar, Gmail, dan lainnya.

Melalui platform video conference ini, sebanyak 500 peserta bisa bergabung dalam rapat virtual. Aplikasi ini berbayar dan ada trial yang bisa diakses secara gratis.

Zoom Meeting

Aplikasi Zoom meeting menjadi sangat populer di masa pandemic beberapa tahun lalu. Hingga saat ini, aplikasi virtual meeting ini masih banyak digunakan untuk pertemuan virtual.

Fitur aplikasi ini cukup banyak, mulai dari pengaturan kualitas video dan audio, background video, hingga record video.

Microsoft Teams

Microsoft juga mengembangkan aplikasi meeting online yang terkoneksi ke layanan office 365. Anda bisa mengirim pesan, melakukan panggilan video atau telepon, dan bisa sharing dokumen dengan mudah.

Skype

Sebelum Zoom meeting booming, Skype menjadi satu-satunya aplikasi video conference yang populer di berbagai negara, termasuk Indonesia.

Melalui Skype, Anda juga dapat melakukan panggilan video, suara, hingga mengirim pesan singkat. Khusus untuk virtual meeting dalam jumlah besar, gunakan Skype for Business dengan fitur lengkapnya.

GoToMeeting

Aplikasi virtual meeting yang direkomendasikan berikutnya adalah GoToMeeting, yang juga dapat terintegrasi ke Microsoft Office 365, Podium, Zapier, dan lain sebagainnya.

Jika menggunakan versi berbayar, Anda dapat mengundang hingga 25 orang dalam rapat online. Anda juga bisa berbagai layar, merekam rapat online, hingga membuat tulisan di layar saat rapat berlangsung.

ezTalks Meeting

Anda ingin melakukan Virtual meeting dengan kualitas video HD dan audio terbaik? ezTalks Meeting bisa dicoba. Aplikasi ini fleksibel dan mudah digunakan.

Melakukan kolaborasi dan komunikasi dengan tim secara mudah, lalu berbagai dokumen dan menentukan jadwal acara kepada seluruh tim yang terlibat.

Gather

Rapat virtual sambil bermain game? Hal ini bisa dilakukan pada aplikasi Gather. Platform untuk pertemuan online ini mirip video game yang klasik.

Uniknya, terdapat ruang virtual yang berbentuk 2D yang mirip seperti rumah. Ada taman, aula, hingga pantry di dalamnya.

Anda dapat menentukan tema rapat dan ruangan yang cocok untuk berlangsungnya virtual meeting tersebut.

Apa saja Tips Virtual Meeting?

Bagaimana menciptakan suasana rapat virtual yang efektif, efisien, dan seru? Berikut ini beberapa tips yang bisa dilakukan:

Pastikan Koneksi Internet Stabil

Kunci dari suksesnya acara virtual meeting yang akan diselenggarakan adalah koneksi internet yang stabil dari awal hingga akhir acara.

Maka dari itu, pastikan agar koneksi internet di rumah atau tempat Anda melakukan meeting online ini stabil. 

Jangan sampai koneksi yang buruk mengganggu kualitas gambar dan audio ketika rapat berlangsung.

Pilih Platform yang Tepat

Saat ini ada beberapa aplikasi meeting online yang tersedia dengan keunggulannya masing-masing. beberapa aplikasi yang populer seperti Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, dan Skype.

Agar dapat menggunakan platform virtual meeting tersebut, pastikan Anda sudah memiliki akun yang valid dan menguasai cara penggunaanya.

Dukungan Perangkat

Dalam rapat online, kita membutuhkan dukungan perangkat seperti mikrofon, kamera, dan speaker yang berfungsi dengan baik sebelum kegiatan dimulai.

Jika semua perangkat itu belum Anda miliki, maka cukup gunakan headset dengan kualitas terbaik agar terhindar dari gangguan suara.

Berikan Notifikasi Kepada Peserta

Jika Anda menjadi pemimpin dalam virtual meeting di perusahaan tempat Anda bekerja, jangan lupa untuk memberikan notifikasi kepada para peserta.

Pemberitahuan mengenai jadwal dan jam rapat online akan dimulai, bisa dikirimkan melalui sebuah tautan. Para peserta nanti tinggal mengklik tautan tersebut agar bisa bergabung ke rapat virtual.

Persiapan Materi

Meskipun ini merupakan virtual meeting secara online, bukan berarti Anda tidak melakukan persiapan terlebih dahulu.

Siapkan materi untuk presentasi sebelum rapat online dimulai. Manfaatkan fitur seperti screen sharing agar dapat berbagai materi ke semua peserta dengan jelas.

Ice Breaking dan Hadiah

Jika Anda menjadi pemimpin dalam rapat virtual ini, menyisipkan ice breaking di sela-sela istirahat virtual meeting bisa kembali membangkitkan semangat para peserta. 

Selain itu, bisa juga ada pembagian hadiah untuk peserta yang berhasil menjawab kuis yang disampaikan panitia rapat virtual. 

Hindari Gangguan

Karena sedang tidak berada di ruangan kantor, gangguan bisa saja terjadi saat rapat virtual berlangsung. Maka dari itu, pastikan Anda berada di tempat yang nyaman dan tenang meskipun sedang di rumah.

Perhatikan privasi yang cukup baik, jauhkan terlebih dahulu gangguan anggota keluarga atau hewan peliharaan selama virtual meeting berlangsung.

Berikan Kesempatan Berpartisipasi

Agar suasana rapat virtual Anda dan tim tidak membosankan, pilihan untuk memberikan kesempatan para peserta berpartisipasi dalam rapat sangat dianjurkan.

Manfaatkan fitur seperti “raise hand” pada platform video conference agar beberapa peserta mendapatkan kesempatan untuk berbicara dan memberikan ide dalam rapat.

Tutup Rapat dengan Ringkas

Serangkaian acara rapat inti sudah selesai, saatnya menutup rapat virtual tersebut. lakukan proses penutupan dengan ringkas, dan sampaikan apa rencana selanjutnya.

Pastikan semua peserta rapat dapat memahami hasil rapat. Bagikan apa yang menjadi hasil rapat online dalam bentuk dokumen kepada para peserta. 

Demikian penjelasan mengenai tips melakukan virtual meeting yang efektif, efisien, dan seru untuk dicoba. 

Jadikan rapat virtual seperti hal nya acara tatap muka di kantor atau kampus, dengan melakukan persiapan yang maksimal. Selamat mencoba!

Artikel Lainnya:

Produk Kami:

Saat ini Zanio memiliki Kantor Virtual di Jakarta maupun Gading Serpong. Perusahaan yang lahir sebagai tempat pertumbuhan setiap orang.

Zanio percaya bahwa pertumbuhan yang konsisten adalah hal yang penting untuk meraih kesuksesan.

Jadi tetaplah bermimpi dan berjuang, karena kami percaya pada mimpi anda. Layanan Virtual Office dari Indonesia, Untuk Indonesia, Bahkan Dunia.

Untuk Penawaran dan Inquiry, bisa langsung menghubungi tim Marketing kami di 081212342988 / 0816599996. Follow Artikel maupun Social Media Zanio untuk tips berbisnis dan selebihnya.

Copyright © 2023 Zanio. All Rights Reserved